בעל עסק, אם עדיין לא שמעת על חתימה דיגיטלית כדאי שתקרא את השורות הבאות. מדובר בדרך הרבה יותר מהירה, חסכונית ונוחה להתנהלות עם מסמכים מגוונים של העסק, התורמת לתדמית המתקדמת שלך ועל הדרך גם תורמת לאיכות הסביבה.
מה זה חתימה דיגיטלית
סביר להניח שאתה כבר משתמש בחתימה דיגיטלית מבלי שידעת, למשל כשאתה מוציא חשבוניות אונליין. אז כדי להבהיר את הדברים נסביר שחתימה דיגיטלית מורכבת למעשה משני היבטים. ההיבט הראשון הוא קובץ מוצפן שהמערכת מוסיפה למסמכים שונים, אותו קשה מאוד לפצח והוא עומד בדרישות מס הכנסה ורשויות ממשלה נוספות. תפקידו לוודא שאיש לא משנה את המסמך לאחר שנחתם, ולוודא ברמה גבוהה ככל האפשר את זהות החותם. ההיבט השני, שאותו אין בחשבוניות אונליין, הוא חתימה אישית של אנשים כל גבי מסמך דיגיטלי.
איך זה מתבטא הלכה למעשה
הלכה למעשה, זה אומר שכל מסמך שיש לך בעסק, למשל טופס 101, טופס קליטת עובד, הסכמים עם ספקים וכן הלאה, אתה יכול להעלות למערכת חתימה דיגיטלית שיושבת בענן (לא צריך להוריד אותה למחשב או לסמארטפון). כעת לוקח למערכת כמה שניות כדי להמיר את המסמך שהעלית בוורד או ב- PDF לכדי למסמך דיגיטלי, והוא מוכן. מכאן והלאה אתה יכול לשלוח את המסמך לכל נמען – עובד, לקוח, שותף, ספק וכדומה, והוא יקבל אותו בקישור למייל או במסרון לסמארטפון. הוא לא צריך להוריד את המסמך, להדפיס אותו, לסרוק וכדומה, אלא רק לחתום עם האצבע על מסך המגע, או עם העכבר על המחשב, ואם יש שדות למילוי הוא יוכל למלא אותם במהירות ובקלות אונליין.
ולמה זה טוב?
העבודה עם חתימה דיגיטלית על מסמכים הרבה יותר יעילה ממספר סיבות. קודם כל היא מייתרת את כל ההתעסקות בניירת פיזית, את ההדפסות, הסריקות, התיוקים הידניים וכדומה. היא גם חוסכת הרבה טעויות אנוש עקב מילוי שגוי של טפסים, תיוק לא נכון, אובדן מסמכים, הרס שלהם וכדומה. בנוסף, היא חוסכת הרבה מאוד זמן לכל הנוגעים בדבר, בין אם מנהל הרכש או אנשי משאבי אנוש, עובדים ולקוחות. כמו כן, מסמכים דיגיטליים חוסכים לך בהוצאות משרדים כגון מדפסות, טיונרים, דיו, ניירות, קבלת שירות תיקונים וכיוצא בזאת.
יתרה מכך, החתימה הדיגיטלית זמינה מכל מקום, ללא תלות בקרבה למשרד, אפשר להשתמש בפונקציות יעילות כגון קבלת התראות למשלוח מסמכים, ביצוע סבבי חתימות מנוהלים, הוספת שדות למסמכים קיימים, ועוד. וכל זאת עוד לפני שדיברנו על התרומה לאיכות הסביבה בזכות החיסכון בנייר.
