עידן הקורונה הביא עימו שינויים רבים, לא רק בחיים הפרטיים שלנו אלא גם בעולם העסקי. אחד השינויים המשמעותיים הוא המעבר לעבודה מהבית באופן חלקי או מלא בקשת רחבה של מגזרים, דבר שקידם מאוד גם את כל הנושא של התוועדות מרחוק והתנהלות שוטפת מול עובדים, שותפים ולקוחות דרך האינטרנט. עקב כך עלתה מאוד הדרישה לשימוש בחתימה דיגיטלית המקנה יתרונות רבים.
הפתרונות של חתימה דיגיטלית
מערכת חתימה דיגיטלית מאפשרת למעשה להעביר כל מסמך מ- PDF או וורד לכדי טופס דיגיטלי. זאת אומרת שמדובר בדיוק באותו הטופס כמו שיש כרגע על המחשב או על שרתי הארגון, רק שעכשיו אפשר יהיה למלא אותו ולחתום עליו בלי שום שימוש בניירת פיזית, מדפסות, סורקים וכדומה. לדוגמה, אם רוצים לבצע תהליך של קליטת עובד אין צורך שהוא יגיע למחלקת משאבי אנוש אלא פשוט מעבירים אליו קישור במייל או במסרון אל הנייד והוא ממלא וחותם עם העכבר על המחשב או עם האצבע על מסך המגע.
דוגמה נוספת של שינוי שהביאה חתימה דיגיטלית על מסמכים בעידן הקורונה קשורה בעורכי דין. לשכת עורכי הדין הבינה שיש צורך ממשי להתוועדות מרחוק בתחומים שעד כה היו חייבים להתבצע במקומות פיזיים, למשל אימות של תצהירים או ייפוי כוח. לכן הלשכה הוציאה שורה של תקנות והוראות לביצוע של התוועדות מרחוק במצבים אלו, כולל שימוש בחתימה דיגיטלית על מסמכים. הדבר מאפשר לעורכי דין להמשיך ולנהל את עסקיהם וכמובן שגם מועיל מאוד ללקוחות שאינם צריכים להגיע למשרד.
למעשה מערכת חתימה דיגיטלית מאפשרת לבצע שורה ארוכה של פעולות שוטפות בעסק בלי צורך בהגעה פיזית. כך למשל, עם המערכת ניתן לבצע אצלי סבבי חתימות מנוהלים, אפשר ליצור הסכמים שונים למתן שירות ומול ספקים, אפשר לבצע את כל ניהול העובדים לכל אורך תקופת ההעסקה בלי ניירת פיזית, אפשר לעשות הרשאות לחיוב חשבון, אישורים של הוצאות והזמנות רכש ועוד.
חשוב לציין שמערכת זו לא רק מאפשרת התנהלות מרחוק ביעילות ובמהירות אלא מקנה עוד כמה יתרונות חשובים. לדוגמה היא חוסכת בהוצאות משרדיות על דיו, טונרים, מדפסות וכדומה, היא חוסכת מקום אחסון במשרד שכן כל הטפסים מאוחסנים בענן, מעלה את רמת האבטחה של המידע בארגון, תורמת לסדר וחוסכת המון זמן יקר על טעויות אנוש, תורמת לאיכות הסביבה ועוד.
