הנייר מלווה אותנו לצורותיו השונות מזה מאות שנים, ואין ספק שהוא שינה את העולם. יחד עם זאת, לנייר יש גם מחירים הקשורים לאיכות הסביבה עקב זיהום האוויר בתהליך הייצור, למרות שניתן למחזר לפחות את חלקו. בנוסף, ההתעסקות עם ניירת משרדית ועסקית אינה תמיד נוחה וכרוכה בפעילות מסורבלת. חתימה דיגיטלית שנכנסה לתמונה בשנות האלפיים משנה את התמונה הזו, ומאפשרת לעסקים ואנשים להתנהל עם מינימום נייר, תוך תרומה לאיכות הסביבה ואופן הרבה יותר קל, פשוט ומהיר.
מהם בעצם מסמכים אלקטרוניים
מסמך אלקטרוני הוא כל מסמך שיושב על המחשב, כולל מיילים שאתם שולחים. עם השנים הפכו מסמכים אלו לנפוצים מאוד וכיום הם מהווים את הרוב המוחלט של התכתובות בעולם העסקי ואף הפרטי. יחד עם זאת, כאשר מדברים על חתימה דיגיטלית מתכוונים לסוג מעט שונה של מסמכים. כאן מדובר בטפסים שכל עסק משתמש בו, כמו טפסי קליטת וניהול עובדים, הזמנות רכש, אישורי הוצאות, הסכמים עם לקוחות וכיוצא בזאת. בדרך כלל מסמכים אלו יושבים על המחשב בפורמט מסוים, וכדי להשתמש בהם צריך להדפיסם ולמלא אותם ולחתום עליהם על גבי נייר.
ואולם, כיום אפשר להעלות את המסמכים האלה בקליק למערכת חתימה דיגיטלית, שממירה אותם תוך פחות מעשר שניות לטופס דיגיטלי או אלקטרוני. זה מסמך זהה בכל דבר למסמך המקורי, רק שבשביל למלא אותו ולחתום עליו לא צריך להדפיסו. הוא נשלח אונליין בקישור לנייד או למחשב, וממלאים אותו בעזרת האצבע על הנייד או העכבר על המחשב, כולל החתימה. יש בו את כל הנתונים, השדות, הוספת האישורים כן הלאה, ממש כמו במסמך המקורי.
אומרים שלום לניירת
בזכות מערכות חתימה דיגיטלית אפשר להיפרד מהרבה מאוד התעסקות לנייר. פשוט, אין עוד צורך להדפיס מסמכים וטפסים מסוגים שונים. רק שולחים לנמען שממלא את השדות וחותם, ולאחר מכן המסמך עובר ישירות למייל ולתיק שפתחתם עבורו. כאמור, להתנהלות הזאת יש כמה וכמה יתרונות. קודם כל, מכיוון שאין תלות בניירת או בציוד משרדי מילוי הטפסים והחתימה עליהם נעשה מכל מקום ובכל זמן, וגם הרבה יותר מהר מחתימות על ניירת. גם ההתעסקות של שני הצדדים קטנה מאוד, בין אם מדובר בעובד מול מחלקת משאבי אנוש, או בלקוח מול איש מכירות.
כמו כן, מערכות חתימה דיגיטלית מקטינות למינימום את טעויות האנוש, מכיוון שהן מנחות את ממלאי הטפסים צעד אחרי צעד למילוי נכון ושלם. כאמור, הן גם תורמות לאיכות הסביבה, ובתוך כך מציעות שלל פונקציות מתקדמות ופשוטות לשימוש.
